Formular- und Registrierungs-Manager

In enger Zusammenarbeit mit der IHK Frankfurt am Main haben wir einen webbasierten Formular- und Registrierungs-Manager entwickelt. Bei den inzwischen über 10 Kammern die unsere Lösung im Einsatz haben, wird die Applikation Prüfungs-Anmelde-Manager (PAM) genannt.

Die Kammern nutzen den Formular- und Registrierungs-Manager für den digitalen Prozess der Prüfungs-Anmeldungen. So können sich Prüfungsteilnehmer per Web-Formular auf der Website, rechtsverbindlich zu den Prüfungen bei der IHK anmelden. Darüber hinaus können die über das Formular gesammelten Daten mit dieser Applikation in nahezu jedem beliebigen Format intern weiterverarbeitet werden.

Kurz gesagt, können mit dem Formular- und Registrierungs-Manager, schnell und ohne große Vorkenntnisse, komplexe Formulare mit sehr variablen Abhängigkeiten, per Content-Management-System (CMS) oder manuell, auf Webseiten veröffentlicht- und die so gesammelten Daten dann ganz einfach intern weiterverarbeitet werden.

Die Applikation wird ständig von uns weiterentwickelt um technischen und rechtlichen Neuerungen gerecht zu werden.

Kunden die den Formular- und Registrierungs-Manager einsetzen können sich auf unseren zuverlässigen Support verlassen. Und auf Wunsch passen den PAM  auch an individuelle Bedürfnisse und Prozesse einzelner Kunden an.

Zusätzlich entwickeln wir für die Applikation nützliche AddOns, mit denen weitere Aufgaben im Zusammenhang mit den Registrierungen abgewickelt werden können. Das sind beispielsweise eine Doodle-ähnliche Funktion für Terminabstimmungen, sowie ein Modul für Umfragen um damit beispielsweise Feedback von Teilnehmern oder den Veranstaltungsleitern einzuholen.

Weitere Merkmale des Formular- und Registrierungs-Manager

Das System ermöglicht sowohl die Online-Registrierungen durch die Veranstaltungsteilnehmer selbst über die Formulare auf den jeweiligen Webseiten sowie Registrierungen über das Backend des Systems durch Mitarbeiter, um z.B. auch telefonische oder per Telefax eingegangene Registrierungen zu erfassen oder Datenkorrekturen vorzunehmen.

Über das Frontend der Anwendung können sich die Prüfungsteilnehmer dazu unter Angabe der üblichen Teilnehmerdaten per Double-Opt-In Verfahren verbindlich zur Teilnahme an der/den gewünschten Veranstaltung(en) anmelden. Weitere Informationen (wie. z.B. die Auswahl von spezifischen Details) können im Backend des Tools mittels eines interaktiven Formulargenerators angelegt werden und im Frontend zur Auswahl durch den Benutzer zur Verfügung gestellt werden. Den Benutzern können innerhalb des jeweiligen Formulars die zu einzelnen Terminen noch verfügbaren freien Plätze angezeigt werden.

Das Backend der PAM-Applikation stellt die notwendigen Werkzeuge zur Gestaltung dynamischer Formularelemente, der Verwaltung von Terminen und Registrierungen sowie zur Backend-Benutzerverwaltung zur Verfügung.

Das Backend-Verwaltungssystem wird von uns auf der Basis aktueller Webtechnologien entwickelt, um ein schlankes und zukunftssicheres Design sowie eine einfache und intuitive Bedienbarkeit zu gewährleisten und setzt deshalb zur Bedienung und Administration aktuelle Browserversionen voraus.

Optische Adaption an die Zielwebseiten

Durch die Adaption der bestehenden CSS-Klassen der Desktopversion der Zielwebseiten, werden die Formulare im Frontend entsprechend der bestehenden Design-Richtlinien der zugrundeliegenden Seite umgesetzt.

Technische Anforderungen

Die Applikation basiert auf PHP/MySQL-Technologie, sodass eine nahtlose Implementierung in eine bestehende Server-Infrastruktur gewährleistet ist. Das System wird auf unseren Entwicklungsservern entwickelt und gegebenenfalls an besondere Bedürfnisse angepasst und nach Fertigstellung von uns zur Übertragung auf den Zielwebserver zur Verfügung gestellt, um so auch Datenschutzbestimmungen hinsichtlich der Speicherung personenbezogener Daten Rechnung tragen zu können.

Die Integration in bestehenden Content Management Systeme beschränkt sich dabei auf die Implementierung der jeweiligen Formulare der unterschiedlichen Veranstaltungen etc. mittels JavaScript sowie die Übergabe einiger erforderlicher Parameter. Dies wird mit einem sogenannten HTML-Snipplet gemacht, welches per Copy&Paste aus der Applikation in die jeweilige Website eingefügt wird.

Anmelde-Tool und Formularmanager

FEATURES

Die Kernfunktionalitäten des Systems beinhalten dabei insbesondere die nachfolgenden Funktionen:

  • Benutzerverwaltung und Rechtevergabe für die Verwaltung von Backendbenutzern.
  • Mandantenfähigkeit
  • Dynamische Administrierbarkeit der Frontend-Formularinhalte mittels Formulargenerator.
  • Administrierbarkeit der Mailtexte für das Double-Opt-In Verfahren individuell für jede einzelne Formularstrecke inkl. der jeweils verfügbaren Platzhalter aus der Datenbank / den Formulareingaben.
  • Veranstaltungsspezifische Verwaltung von E-Mail-Adressen, von denen die Bestätigungsmails an den Benutzer versendet werden.
  • Verwaltung aller Registrierungen über das Backend (sowohl Online- als auch Offline-Anmeldungen, die z.B. per Telefon oder Fax eingehen und im System erfasst wurden).
  • Exportmöglichkeit der Teilnehmerdatensätze mittels CSV-/XML basierter XLS-Dateien.
  • OWASP (Open Web Application Security Project) Implementierung.
  • Bearbeitungs-History-Features: Jede Änderung, die im Zeitverlauf via Backend an einem Teilnehmer-Datensatz vorgenommen wird, wird mit der Information, wer diese Änderung vorgenommen hat, getrackt und bleibt dadurch rückverfolgbar, um so ggf. fehlerhafte Änderungen identifizieren und revidieren zu können.
  • Mehrfach-Datei-Upload Feature, das sowohl FrontEnd Dateiuploads als auch Datei-Uploads via Administrations-Backend zur Verfügung stellt. Z.B. zur Übermittlung von beispielsweise Zeugnis- oder Zulassungsdokumenten.
  • Verwaltung von Datei-Attachments, die mittels der System-E-Mails versendet werden können (z.B. PDF Anfahrtsskizzen etc.).
  • Usability-optimierte Nutzung von Mehrfachauswahlfeldern in Listenform (Multi-Select) für das Front- und das Backend der Applikation.
  • Anwedungsfallspezifische Plausibilitätsprüfungen: Diese ermöglichen insbesondere mehrere Anmeldungen zum gleichen Termin mittels identischer E-Mail Adresse für die Fälle, in denen
    – die betreffenden Formularstrecken die Abfrage des Vor- und des Nachnamen enthalten und
    – diese Parameter sich im jeweiligen Eingabefall voneinander unterscheiden.
  • Multioptionale Exportschnittstelle für Teilnehmerdaten: Die offene Schnittstelle sichert die nahtlose Weiterverarbeitung der durch die PAM Applikation entgegengenommenen Teilnehmerdaten in unterschiedlichen Zielsystemen. Dazu wird ein Zwischenlayer verwendet, das die in der PAM Applikationsdatenbank vorhandenen Ursprungsdaten über das Applikations-Backend administrierbar (via Smarty Templating) auf Basis individueller Zielformatdefinitionen in die gewünschten Ziel-Dateiformate konvertieren kann.
  • Import- / Exportfeature für alle Settings einer Veranstaltung/Formularstrecke inkl. aller Formularvorlagen und Teilnehmerdaten-Exportsettings für die Formularstrecken zum Austausch von Formularvorlagen zwischen einzelnen Systemen mittels eines proprietären Dateiformats.
  • Erweiterte Möglichkeit, optional unterschiedliche Veranstaltungsorte und Daten / Uhrzeiten für mehrere Veranstaltungen zu hinterlegen, um so Veranstaltungen, die am gleichen Tag stattfinden, abbilden zu können.
  • Erweiterte Logikkomponente zum template-/scriptbasierten Handling zusätzlicher Ziel-Variablen auf Basis der zur Verfügung stehenden Bestandsdaten aus den Registrierungsformularen. Dazu können dann in einem gesonderten Bereich entsprechende Logikberechnungen auf Basis von Smarty-Templates/einer eigenen Scriptsprache hinterlegt und administriert werden und die Ergebnisse dann entsprechenden Variablen in den Exportdateien zur zielgerichtete Weiterverarbeitung in nachgelagerten Drittsystemen zugewiesen werden.

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